○佐川町戸籍情報システムに係るデータ保護管理要綱
平成19年4月25日
訓令第12号
(目的)
第1条 この要綱は、戸籍法(昭和22年法律第224号)第118条第1項の規定に基づく戸籍に関する事務を主管する課(以下「主管課」という。)における戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍データ保護の厳重な管理運営を確保することを目的とする。
(1) 戸籍情報システム 戸籍専用コンピュータにより現在戸籍、除籍、附票及び人口動態調査票等の戸籍関連事務(以下「戸籍関連業務」という。)を行うシステムをいう。
(2) データ 戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作説明書その他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。
(戸籍データ保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及びデータ保護について統括的管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、主管課の長をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが適正に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。また、事故が発生したときは、保護管理者は速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、戸籍事務管掌者に報告しなければならない。
(データ保護)
第6条 保護管理者は、データの漏えい、滅失及び毀損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍情報システムの処理が可能な端末装置(以下「端末機」という。)は、来庁者に内容が読み取られない位置及び角度に配慮しなければならない。
3 データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。また、これを他の業務に利用してはならない。
4 出力されたデータは、不要となった時点で、速やかに裁断等により復元できない方法によって処分しなければならない。
5 データは、法令及びその他条例に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(磁気ディスク等の管理)
第7条 保護管理者は、磁気ディスク等を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。
(2) 磁気ディスク等の受払い及び管理については、名称及び作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去した上で、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(出力帳票の管理)
第8条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 保管しておく必要のある出力帳票は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保すること。
(2) 保管しておく必要のある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 出力された帳票を破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(パスワードの管理)
第9条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。
3 保護管理者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、パスワードを第1項の規定により定められた業務の目的を超えて使用してはならない。
5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
(端末機取扱責任者)
第10条 保護管理者は、端末機の適正な管理をするため、端末機取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、取扱職員をもってこれに充てる。
(端末機の操作)
第11条 端末機の操作は、取扱職員でなければ使用することができない。
2 取扱職員は、端末機の操作を戸籍関連業務に必要な場合以外に行ってはならない。
3 取扱職員は、見出データ及び戸籍に関するデータを戸籍関連業務に必要な場合以外に検索してはならない。
(ドキュメントの管理)
第12条 取扱責任者は、ドキュメントを常に最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持出し、複写又は廃棄のときは、保護管理者の許可を受けなければならない
(取扱状況の把握)
第13条 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末機の管理状況
(3) データの取扱状況
(4) 主管課の管理状況
(5) その他戸籍情報システムの運用に関すること。
(機器、ソフト等の保管)
第14条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表のとおり戸籍情報システムに係わる機器及びソフト等を管理しなければならない。
(研修の実施)
第15条 保護管理者は、戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意義の高揚とシステム安全対策の推進を図るため、取扱職員に対して教育及び訓練を実施するものとする。
2 新任の取扱職員については、配属後、速やかにこれを実施するものとする。
(会議)
第16条 戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、保護管理者が必要に応じて、戸籍データ保護に係わる事務について開催するものとする。
3 会議は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。
4 会議の庶務は、主管課の職員において処理する。
(その他)
第17条 この要綱に定めるもののほか、必要な事項は、町長が別に定める。
附則
この訓令は、平成19年9月8日から施行する。
別表(第14条関係)
戸籍事務電子情報処理に係る機器及び帳票等の保管一覧
区分 | 管理責任者 | プライバシー保護 | 内容 |
戸籍用サーバ | 保護管理者 | ・施錠のかかる保管庫に設置 ・保管庫の鍵の管理 | サーバは施錠のかかる保管庫に設置し、保護管理者がその鍵を管理する。サーバを起動する者は、保護管理者の任命した取扱職員が起動させる。 |
戸籍用クライアント | 保護管理者 | ・パスワードによる起動 ・システム使用状況リスト | クライアントを起動する者は、保護管理者の任命した取扱職員がパスワードを入力し、起動させる。 システム使用状況リストを定期的に印字し、そのリストを施錠のかかる保管庫で管理する。 |
バックアップ用媒体 | 保護管理者 | ・バックアップ記録リスト ・施錠のかかる書庫 | バックアップ記録リストに定期的に記録し、そのリストを施錠のかかる保管庫で管理する。 |
受付データ等印字する書類 | 保護管理者 | ・バックアップ記録リスト ・施錠のかかる書庫 | バックアップ記録リストに定期的に記録し、そのリストを施錠のかかる保管庫で管理する。 |
「戸籍総合システムブックレス」のプログラム | 保護管理者 | ・複写及び変更不能のプログラム保護 | アプリケーションプログラムを複写変更させないため保安措置をソフト的に講じる。 |