2　公文書に関する事務は、文書管理システムによって行うものとする。ただし、文書管理システムが利用できない環境にある場合は、この限りでない。

3　職員は、電子的な管理を積極的に進めることにより、文書管理業務の効率性を向上させ、執務環境の改善に努めなければならない。

2　文書事務を適正かつ円滑に行うため、各課に文書取扱主任1人を置く。ただし、総務課長が認めたときは、複数の課を合わせて1人の文書取扱主任を置くことができる。

3　課に文書取扱主任を補佐する者として、必要に応じて文書取扱補助者を置くことができる。

4　文書取扱主任は町長が、文書取扱補助者は課長が、各課の所属職員(第2項ただし書に規定する文書取扱主任は、当該複数の課の所属職員)のうちから選任する。この場合において、文書取扱補助者を選任した課長は、速やかに総務課長にその旨を届け出るものとする。

5　文書取扱主任及び文書取扱補助者は、次に掲げる事務を処理する。

6　文書取扱主任が不在の場合におけるその職務は、課長、文書取扱補助者その他課長が指名した者が代理する。この場合において、文書取扱主任の印又は署名については、当該代理者の印又は署名とし、当該印又は署名に代理の旨記載するものとする。

2　前項の場合において、複数の課に関連する文書等は、総務課長が主管と決定した課に配布する。

3　料金の不足又は未納の郵便物について総務課長が必要と認めたときは、当該不足又は未納の料金及びこれに係る手数料を負担するものする。この場合において、必要に応じて、差出人に対して当該料金等を請求するものとする。

4　日曜日、土曜日、国民の祝日に関する法律(昭和23年法律第178号)に規定する休日及び12月29日から翌年の1月3日までの日(1月1日を除く。)並びに勤務時間外(以下「勤務時間外等」という。)に到着した文書等は、当直勤務者が受領し、当該受領の日後において、その日に最も近い勤務時間外等でない日(当該受領が勤務時間前である場合は、その受領の日の勤務時間開始後)に、総務課に引き継がなければならない。この場合において、緊急を要すると認められるものは、直ちに総務課又は主管課の責任者に連絡しなければならない。

2　親展文書及び個人宛ての文書等は、名宛人が開封し、必要に応じて文書管理システムに登録するものとする。

3　前2項の文書等が紙文書の場合は、電子化文書にした上で、文書管理システムに登録しなければならない。ただし、保存年限が1年以内の紙文書及び書籍又は冊子等で収受した電子化文書とすることが困難な紙文書等、文書の性質上これにより難いときは、この限りでない。

2　個人に配布された文書等であっても、当該個人宛てでないものについては、前項の例による。

2　秘密文書を保管し、又は保存する必要がなくなったときは、焼却その他確実な方法により廃棄しなければならない。これを作成する場合に用いた原稿、謄写用紙、複写紙、資料等についても、また同様とする。

2　前項の規定にかかわらず、課長は、上司の決裁を要する事業に係る文書を収受した場合において、その処理が特に重要なものであるときは、あらかじめ、当該文書を上司の閲覧に供し、その指示を受けなければならない。

2　起案に当たっては、起案の理由又は説明及び施行に係るものは、施行日を付し、必要に応じて関係法令等の条文、事案の経過等を明らかにする資料その他参考資料を添付すること。

3　第1項の規定にかかわらず、別に定められた申請書等の様式に決裁欄が設けられている紙文書の場合は、保存年限が1年以内の紙文書に限り、当該様式を用いた起案を行うことができる。

2　回議書を使用した起案で緊急又は機密を要するものは、課長又は起案者自ら携帯して決裁を受けなければならない。

2　前項の規定により合議又は協議をした場合において、関係の課の意見が異なるときは、上司の裁断を受けなければならない。

2　部外に発する公文書には、その記名(課長名及び担当者名を除く。)に従い当該公印を押さなければならない。ただし、公告式に定めのあるもの、町長の承認を得たもの又は軽易なものについては、この限りでない。

3　前項ただし書の規定により、町長の承認を得たもの又は軽易なものについて公印の押印を省略する場合は、「(公印省略)」の文字を付するものとする。

2　各課は、公文書の保存年限等を見直した場合には、総務課に届け出なければならない。

3　総務課は、次に掲げる事由が生じた場合には、大分類項目、中分類項目及び小分類項目の変更又は追加を行わなければならない。

2　前項第6号の第6種の保存年限は、総務課と当該公文書の主管課が協議して定める。

3　公文書の保存年限は、当該文書の完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算する。ただし、暦年により処理するものは、完結日の属する年の翌年の1月1日から起算するものとする。

4　次の各号に掲げる文書については、保存年限の満了する日後においても、その区分に応じてそれぞれ当該各号に定める期間が経過する日までの間保存年限を延長するものとする。

2　紙文書は、ファイリング用品を使用し、文書管理システムから出力したラベルを貼付して、常に整然と分類整理し、必要なときに、速やかに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。ただし、図面及び成果品等でファイリング用品を使用できないときは、この限りでない。

3　電子化文書とした後の紙文書は、課長の指示を受けた後、速やかに廃棄するものとする。

2　保管された紙文書の移替えは、毎年度当初に行う。

3　前々年度以前に生じた紙文書は、総務課長が課長から引継ぎを受け、書庫等に集中して保存しておかなければならない。ただし、所管課において常時使用する文書(以下「常用文書」という。)は、総務課長の承認を得て、所管課において保管することができる。

4　総務課長は、所管課における文書の保管状況を調査し、必要な指導をすることができる。

2　課長は、前項の規定にかかわらず、引継ぎができない特別の理由があると認められる文書については、総務課長の承認を受けて、当該課長が指定する場所において保存することができる。

3　総務課長は、引継ぎを受けた文書を保存年限が経過するまで書庫等において保存しなければならない。

2　書庫等で保存する文書以外の文書(電子文書を除く。)については、課長が廃棄しなければならない。

3　総務課長は、前2項に定める文書の廃棄をするときには、文書管理システムに廃棄の登録をする、又は廃棄の登録の指示をするものとする。

2　この規程に定めのない様式は、総務課長が別に定める。

(施行期日)

1　この訓令は、令和7年4月1日(以下「施行日」という。)から施行する。

(過去文書への適用)

2　施行日の前日において保有する公文書については、第25条及び別表の規定を適用し、その他の規定は、可能な範囲において適用するものとする。