2　文書事務を適正かつ円滑に行うため、各課に文書取扱主任1人を置く。ただし、総務課長が認めたときは、複数の課を合わせて1人の文書取扱主任を置くことができる。

3　課に文書取扱主任を補佐する者として、必要に応じて文書取扱補助者を置くことができる。

4　文書取扱主任は町長が、文書取扱補助者は課長が、各課の所属職員(第2項ただし書に規定する文書取扱主任は、当該複数の課の所属職員)のうちから選任する。この場合において、文書取扱補助者を選任した課長は、速やかに総務課長にその旨を届け出るものとする。

5　文書取扱主任及び文書取扱補助者は、次に掲げる事務を処理する。

6　文書取扱主任が不在の場合におけるその職務は、課長、文書取扱補助者その他課長が指名した者が代理する。この場合において、文書取扱主任の印又は署名については、当該代理者の印又は署名とし、当該印又は署名に代理の旨記載するものとする。

2　前項の場合において、複数の課に関連する文書等は、総務課長が主管と決定した課に配布する。

3　料金の不足又は未納の郵便物について総務課長が必要と認めたときは、当該不足又は未納の料金及びこれに係る手数料を負担するものする。この場合において、必要に応じて、差出人に対して当該料金等を請求するものとする。

4　日曜日、土曜日、国民の祝日に関する法律(昭和23年法律第178号)に規定する休日及び12月29日から翌年の1月3日までの日(1月1日を除く。)並びに勤務時間外(以下「勤務時間外等」という。)に到着した文書等は、当直勤務者が受領し、当該受領の日後において、その日に最も近い勤務時間外等でない日(当該受領が勤務時間前である場合は、その受領の日の勤務時間開始後)に、総務課に引き継がなければならない。この場合において、緊急を要すると認められるものは、直ちに総務課又は主管課の責任者に連絡しなければならない。

2　個人に配布された文書等であっても、当該個人宛でないものについては、前項の例による。

2　秘密文書を保管し、又は保存する必要がなくなったときは、焼却その他確実な方法により廃棄しなければならない。これを作成する場合に用いた原稿、謄写用紙、複写紙、資料等についても、また同様とする。

2　回議中機密を要するものは、課長又は起案者自ら携帯して決裁を受けなければならない。

2　前項の規定により合議又は協議をした場合において、関係の課の意見が異なるときは、上司の裁断を受けなければならない。

2　部外に発する公文書には、その記名(課長名及び担当者名を除く。)に従い当該公印を押さなければならない。ただし、公告式に定めのあるもの、町長の承認を得たもの又は軽易なものについては、この限りでない。

3　前項ただし書の規定により、町長の承認を得たもの又は軽易なものについて公印の押印を省略する場合は、「(公印省略)」の文字を付するものとする。

2　各課は、次に掲げる事由が生じた場合には、速やかに細分類項目の変更、追加又は廃止を検討し、細分類登録変更届により総務課に届け出なければならない。

3　総務課は、次に掲げる事由が生じた場合には、大分類項目、中分類項目及び小分類項目の変更又は追加を行わなければならない。

2　前項第6号の第6種の保存年限は、総務課と当該公文書の主管課が協議して定める。

3　公文書の保存年限は、当該公文書を綴じるべき簿冊が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日から起算する。ただし、事業が完了した日の属する会計年度の出納整理期間中に発生した当該事業に関する公文書で、前年度の当該事業に関する公文書と一体として管理することが必要と認められるものは、前年度に発生したものとみなし、前年度の当該事業に関する公文書を綴じるべき簿冊に綴じるものとする。

2　簿冊には、次に掲げる事項を記入したラベルを背表紙等に貼付する。

2　文書目録は、原則として3年保存以上の簿冊に添付する。

2　公文書の保管期間は、原則として保存年限起算日から1年とする。

3　公文書の保管は、保管簿冊通知書を用いて行うものとし、総務課は、保管簿冊通知書をとりまとめ、保管簿冊目録として管理する。

2　公文書の置換えは、次に掲げる方法により行う。

3　前項第1号において、保管期間延長の必要があると判断された簿冊は、次の処理を行う。

2　公文書の廃棄は、次に掲げる方法により行う。

3　前項第1号において、保存期間延長の必要があると判断された簿冊は、次の処理を行う。

2　この規程に定めのない様式は、総務課長が別に定める。

(施行期日)

1　この訓令は、平成16年5月1日(以下「施行日」という。)から施行する。ただし、第14条の規定は、同年6月1日から施行する。

(過去文書への適用)

2　施行日現在保有する公文書については、第24条及び別表の規定を適用し、その他の規定は可能な範囲において適用するものとする。

(適用除外)

3　この訓令は、高北国民健康保険病院には適用しない。

(佐川町処務規程の改正)

4　佐川町処務規程(昭和49年佐川町訓令第2号)の一部を次のように改正する。

(佐川町事務決裁規程の改正)

5　佐川町事務決裁規程(平成10年佐川町訓令第1号)の一部を次のように改正する。

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。