(目的)

第1条　この規程は、法令その他別に定めのあるもののほか、佐川町立小学校及び中学校(以下「学校」という。)における文書の取扱い(以下「文書事務」という。)について、基本的な事項を定めることにより、文書事務の適正かつ円滑な実施を図ることを目的とする。

(文書取扱いの基本)

第2条　文書は、正確、迅速及び丁寧に取扱い、常にその取扱いの経過を明らかにしておくとともに、検索しやすいように整理しておかなければならない。

(定義)

第3条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書管理責任者及び文書取扱主任)

第4条　各学校には文書管理責任者を置き、校長をもって充てる。

(文書管理責任者及び文書取扱主任の職務)

第5条　文書管理責任者は、学校における文書事務が適正かつ円滑に行われるよう、指導、調整及び改善に努めなければならない。

(文書管理責任者及び文書取扱主任会議)

第6条　教育委員会は、文書事務の連絡調整を図るために、各校の文書管理責任者及び文書取扱主任を招集し、会議を開催することができる。

(文書分類表)

第7条　すべての文書は、別表に定める文書分類表により、分類、整理、保管及び保存しなければならない。ただし、電子文書については文書収受機能により整理又は保存するものとする。

(文書の収受)

第8条　学校に到着した文書等は、各学校の文書取扱主任が収受し、処理しなければならない。ただし、簡易なものについては、この限りではない。

(収受文書の取扱い)

第9条　文書管理責任者は、収受した文書等を直ちに閲覧し、自ら処理するものを除き、処理方針と期限を定め、文書取扱主任に指示し処理させなければならない。

(起案)

第10条　起案は、次に掲げるものを除き、起案する者(以下「起案者」という。)が電子起案(文書収受システムを用いて行う起案をいう。以下同じ。)の方法により行うものとする。

(浄書)

第11条　決裁を終えた起案文書の浄書は起案者が行う。

(発信者名)

第12条　発送文書の発信者名は校長名を用いる。ただし、軽易な事案にあっては学校名を用いることができる。

(公印)

第13条　校外へ発送する文書は、文書管理責任者の承認を受けた上で公印を押し、発送の手続きをしなければならない。ただし、次に掲げる文書については押印を省略することができる。

(文書の発送)

第14条　文書の発送は文書収受システム、使送、郵便、ファクシミリ又はメールにより行う。

(文書の整理)

第15条　文書は、常に整理し、必要なときに速やかに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。ただし、電子文書については文書収受システムを用いて整理するものとする。

(保存期間)

第16条　文書の保存期間(保存期間の変更を含む。)は、関連する法令、重要度、利用度又は資料価値等に基づき、別表に定める文書分類表のとおりとする。

(文書取扱の注意)

第17条　文書の持ち出し、関係職員以外への提示又は写しを交付しようとする場合には、文書管理責任者の許可を得なければならない。

(文書の廃棄)

第18条　文書管理責任者は、文書の保存年限が満了したときは、文書廃棄目録(様式第2号)を決裁し、速やかに廃棄しなければならない。ただし、文書管理システムにより収受及び起案をした文書であり、当該文書の件名が明らかなものについては、当該文書名等を記載した廃棄済み文書一覧表をもって代えることができる。

(その他)

第19条　この規程に定めるもののほか、学校の文書管理に必要な事項は、別に定める。